Storytelling in technischen Projekten

Diese Geschichte kommt dir vielleicht bekannt vor...

Du stehst vor einem technischen Problem. Vielleicht ein kleineres, wie bspw. technische Schulden, die dringend beglichen werden müssen. Oder du stehst vor einer größeren Herausforderung, wie die vollständige Transformation einer Legacy-Bare-Metal-Lösung in die Cloud. So oder so hast du sicher bereits eine Lösung im Kopf und weißt genau wie du sie technisch umsetzen würdest. Aber du stehst nun vor einem der größten Herausforderungen als "Techie": Du musst deine Stakeholder oder sogar dein Management davon überzeugen, dass deine Idee umsetzungswürdig ist.

Was du wahrscheinlich tun würdest...

Als "Techie" würdest du dich wahrscheinlich hinsetzen und einen technisch geprägten Vorschlag schreiben - Vollständig faktenorientiert. Du würdest Serverkapazitäten berechnen, Kennzahlen ermitteln, mögliche Wartungsaufwände schätzen und eine wasserdichte logische Argumentation aufstellen. Technisch sauber. Am Ende noch ein paar Bulletpoints zu Daten-Durchsatz, Latenz-Reduktion und Clean-Code-Prinzipien.

Was wahrscheinlich passieren wird...

Das Management hört deinem Vorschlag entweder nicht zu, oder nickt freundlich, ist aber innerlich nicht wirklich überzeugt und lässt dich nichts davon spüren. Alles was sie auf deinen vorbereiteten Folien sehen sind Kosten und Risiken der Migration, potenziell mögliche Ausfallzeiten. Für einen nicht-technischen Stakeholder liest sich eine Liste von Architektur-Fakten wie ein finanzielles Risiko, nicht wie eine Chance. Du sprichst Engineering, sie sprechen Business. Und das ist der Moment, in dem du merkst, dass du deine Stakeholder nicht überzeugen konntest. Du hast dein Ziel nicht erreicht. Dein Projekt wird nicht umgesetzt. Und du bist frustriert.

Die Lösung: Storytelling ( zumindest für mich )

Es gibt aus gutem Grund Redewendungen wie "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte" oder "Fakten erzählen, Geschichten verkaufen". Und das sind nicht nur hohle Phrasen, sondern echte Tatsachen.

Im Laufe meiner Karriere habe ich gelernt, dass der beste Weg Stakeholder von einer technischen Lösung zu überzeugen, darin besteht, eine Geschichte zu erzählen. Eine Geschichte, die leicht verständlich, nachvollziehbar und einprägsam ist. Eine Geschichte, die die technische Lösung mit den geschäftlichen Zielen und Werten der Stakeholder verbindet.

Denn, sind wir mal ehrlich, du erinnerst dich wahrscheinlich sehr viel deutlicher und klarer an die erste Begegnung mit deiner großen Liebe als an das Jahr, in dem Rom gegründet wurde, oder?

Das liegt daran, dass wir uns Dinge viel besser merken können, wenn Emotionen im Spiel sind. (Übrigens ein großartiger Lifehack, auch fürs Lernen)

Und die im Storytelling erzählten Geschichten transportieren Emotionen. Sie sind ein mächtiges Werkzeug, um dein Publikum zu fesseln, Empathie zu erzeugen und ihre Entscheidungen zu beeinflussen.

Im folgenden Abschnitt habe ich ein paar Techniken aufgelistet, die ich genutzt habe, um eine überzeugende Geschichte für ein technisches Projekt zu erzählen. Ich hoffe, sie helfen dir auch.

Eine Kulisse schaffen

Anstelle von nackten Folien mit Listen von Bulletpoints, beginne ich mit einem festen Thema oder einem wiederkehrenden Motiv. Für ein Cloud-Migrationsprojekt habe ich mich zum Beispiel in den Weltraum begeben, um meine Pläne zu vermitteln. Also habe ich konsequent Bilder von Raketen, Planeten, Asteroiden und Astronauten verwendet, um die Geschichte zu illustrieren.

Außerdem waren die in der Präsentation gewählten Metaphern und Analogien auf das Thema abgestimmt, um komplexe technische Konzepte in einfachen Worten zu erklären. Zum Beispiel könnte man Raumfähren als Metapher für Cloud-Server etablieren, oder Asteroiden als Synonym für gefährliche Hindernisse im Migrationsprozess nutzen.

Einen Helden einführen

Emotionen werden oft durch persönliche Beziehungen erzeugt. Deshalb habe ich mich entschieden, einen Helden für meine Geschichte zu wählen: Den "Kapitän" des Raumschiffs. In meinem Fall war es mein Avatar, der als Star Trek Kapitän verkleidet war. Der Held ist derjenige, der die Mission überwacht, Herausforderungen meistert und Entscheidungen trifft. Der Held repräsentiert auch die Stakeholder und ihre Interessen. Indem ich dem Helden ein Gesicht und einen Namen gegeben habe, habe ich es dem Publikum erleichtert, sich mit ihm zu identifizieren und Mitgefühl für seine Situation zu empfinden.

Also anstelle von "Wir haben die folgenden Risiken identifiziert" könntest du sagen "Der Kapitän hat die folgenden Risiken für unsere Mission identifiziert - Aber keine Sorge, er hat bereits einen Plan, um sie zu mindern."

Unser Held, der Kapitän des Raumschiffs

Eine klare Struktur

Jede Geschichte braucht eine klare Struktur, Konflikte und eine Auflösung. Andernfalls läuft man Gefahr, dass sich das Publikum langweilt oder den Faden verliert. Ich habe mich von der McKinsey SCR-Struktur inspirieren lassen, die eine einfache und effektive Möglichkeit darstellt, eine Präsentation äußerst klar zu gestalten. Sie besteht aus drei Teilen: Situation, Komplikation und Lösung.

Situation beschreibt den aktuellen Stand der Dinge und den Kontext. Im besten Fall sollte das Publikum nach der Präsentation der Situation eigenständig Probleme identifizieren und die Notwendigkeit erkennen eine Lösung zu schaffen.

Der Bereich "Komplikation" beschreibt die Herausforderungen und Hindernisse, die den Helden daran hindern, sein Ziel zu erreichen. Das Publikum sollte die Spannung und Dringlichkeit der Situation spüren. Spätestens hier muss klar sein, dass dringender Handlungsbedarf besteht.

In der Auflösung beschreiben wir die Lösung und die Vorteile, die der Held durch deren Umsetzung gewinnen wird. Das Publikum ist nun idealerwiese erleichtert und überzeugt, dass die Lösung die beste ist.

In einigen Fällen, insbesondere beim Vergleich mehrerer Lösungen, empfiehlt es sich die Struktur zu erweitern: Situation, Komplikation, Mögliche Lösungen, Empfehlung. Das ist insbesondere, wenn man mehrere Lösungen gegenüberstellen möchte, eine gute Variante, um organisch zu einer Lösungsempfehlung zu gelangen.

Merke

Das SCR-Framework ist keine starre Formel, sondern viel mehr ein flexibles Rahmenwerk, das an verschiedene Situationen und Zielgruppen angepasst werden kann. Der Schlüssel liegt darin, die Geschichte fokussiert, relevant und ansprechend zu gestalten, nicht sklavisch ein Framework zu befolgen.

Es gibt nur eine Chance für deinen ersten Eindruck

Vor langer Zeit (vor meiner IT-Karriere) habe ich in zwei sehr unterschiedlichen Bereichen gearbeitet. Nach der Schule habe ich im Vertrieb und als Aushilfskoch gearbeitet. Beide Jobs haben gemein, dass man nur wenige Sekunden Zeit hat, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen – sei es auf dem Teller, der einem Gast serviert wird, oder am POS vor der Kaufentscheidung.

Und das gleiche gilt auch für Präsentationen. Laut Forschung haben wir etwa 3 Sekunden Zeit, um die aktive Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen. Das mag vielleicht bei der ersten Begegnung intensiver sein, als bei bereits bestehenden Beziehungen - Aber in jedem Fall musst du einen guten ersten Eindruck hinterlassen.

Also starte am besten mit einem starken Hintergrundbild ( passend zu deinem Setting ), einem einprägsamen Titel und einer klaren Einleitung. Du könntest einen "Hook" verwenden. Gängig sind beispielsweise eine Frage, oder ein fun fact, um die Neugierde des Publikums zu wecken.

Aber aus meiner persönlichen Erfahrung, ist es am besten, das Publikum direkt in die Kulisse der Geschichte und den dazu passenden Helden einzuführen. So fühlen sie sich in die Geschichte versetzt und haben ein persönliches Interesse am Ausgang der Geschichte.

Als Beispiel: Du könntest mit einer Folie starten, die einen Weltraum-Hintergrund zeigt und eine Rakete beim Start einblenden. Der Titel könnte zum Beispiel"Mission: Migration in die Cloud" lauten. Wenn das Bild gewirkt hat, sprichst du beispielsweise die folgende Einleitung:: "Heute möchte ich dich auf eine Reise mitnehmen. Eine Reise in eine völlig neue Welt, in der unsere Anwendungen in der Cloud laufen können. Eine Reise, die Mut, Können und Teamarbeit erfordert. Und wer ist am besten geeignet, diese Mission zu leiten? Unser Held, der Kapitän des Raumschiffs, der uns durch die Herausforderungen und Chancen dieser Migration führen wird."

Verliere dich nicht in der Geschichte

Obwohl es großartig ist, eine dramatische Geschichte zu erzählen, solltest du nicht den Fokus und die Kernbotschaft aus den Augen verlieren. Denke daran: Du willst immer noch deine Stakeholder oder Manager von etwas überzeugen.

Also achte darauf, dass deine Story immer mit der technischen Situation verknüpft ist und erzähle keine Story nur um des Geschichtenerzählens willen. Du solltest immer ein klares Ziel und eine klare Absicht vor Augen haben. Davon ab: Verzichte auf Verzerrungen und Übertreibungen. Das schadet am Ende nur deiner Vertrauenswürdigkeit und Glaubwürdigkeit.

Fazit

Im Unternehmensumfeld reicht technische Exzellenz allein selten aus, um große Projekte genehmigt zu bekommen. Selbst die besten Architekturen und Cloud-Migrationen landen in der Schublade, wenn sie als eine Aneinanderreihung trockener Risikobewertungen wahrgenommen werden.

Indem du die Lücke zwischen rohem Code und überzeugendem Storytelling schließt, nimmst du deine Stakeholder mit auf die Reise. Du verwandelst das, was wie ein Hindernis erscheint (das Budget oder die Komplexität), in einen Meilenstein auf einer gemeinsamen Reise – und genau das verwandelt ein "Nein" in ein überzeugtes "Wann legen wir los?"

Cui honorem, honorem

• McKinsey SCR Framework, bspw hier zu finden: https://managementconsulted.com/mckinsey-scr-framework/
• "Resonate: Present Visual Stories that Transform Audiences" von Nancy Duarte
• "The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking" von Barbara Minto